Conciliación de pagos para pymes: Transbank, MercadoPago y tus ventas cuadradas

La conciliación es el cierre del ciclo de venta. Si no se hace bien, vives con la sensación de “vendí $X pero no sé exactamente cuánto entró”. Esta guía resume cómo se monta la conciliación diaria para las pasarelas más usadas en Chile.

Las 4 fuentes que tienes que cruzar

Por cada venta:

1. Pedido en tu tienda (Shopify, Woo, POS): orderId, monto bruto.
2. DTE emitido al SII: folio, monto.
3. Transacción en la pasarela: transactionId, monto cobrado, comisión.
4. Abono en cuenta corriente: monto neto liquidado, fecha.

Cuando los 4 cuadran, la venta está conciliada. Cuando no, hay una excepción que investigar.

Conciliación por pasarela

Transbank (Webpay)

• Liquida 1-2 días hábiles, débito; 1-3 días, crédito.
• Comisión por transacción descontada al abonar.
• Reporte diario disponible en Portal Transbank con detalle por venta.
• Tu sistema debe descargar el reporte y cruzar contra DTE y pedido.

MercadoPago

• Liquida según plan: instantáneo (con descuento), día 14 o día 30.
• Comisión variable según plan y método de pago.
• API completa para descargar movimientos.
• Plus: si vendes en MercadoLibre, las liquidaciones MELI también pasan por MP.

Khipu

• Liquida 1-2 días hábiles.
• Comisión fija + variable según monto.
• API y reportes claros.

Flow

• Liquida 1-3 días hábiles según método.
• Reportes vía API y panel web.

Cómo se ve la conciliación automática

Diariamente, idealmente entre las 06:00 y 08:00:

1. Sistema descarga liquidaciones de cada pasarela del día anterior.
2. Cruza cada ítem con el transactionId guardado por venta.
3. Cruza la venta con el DTE emitido.
4. Calcula comisión y la registra como gasto.
5. Marca venta como conciliada si todo cuadra.
6. Marca como excepción si hay diferencia.
7. Notifica al equipo sobre excepciones detectadas.

Resultado: dashboard diario con “ventas conciliadas / total” y lista corta de excepciones para revisar.

Tipos de excepciones más frecuentes

1. Venta sin DTE: el pago entró pero el DTE no se emitió (probable webhook perdido).
2. DTE sin venta: emisión sin pago confirmado (probable emisión al crear orden, no al pagar).
3. Diferencia de monto: comisión real difirió de la esperada.
4. Contracargo: pago revertido por el banco emisor.
5. Reembolso parcial: cliente devolvió parte del pedido.
6. Liquidación cruza días: venta del día 30 aparece en liquidación del día 1 del mes siguiente.

Cada una tiene flujo distinto de resolución. Lo importante es detectarla rápido.

Setup mínimo de conciliación

Si no tienes ERP con conciliación nativa, lo mínimo viable es:

1. Tu tienda guarda transactionId por cada venta.
2. Job diario que descarga liquidación de cada pasarela.
3. Script que cruza por transactionId y exporta diferencias.
4. Procedimiento documentado para resolver cada tipo de excepción.

Si tienes ERP con conciliación nativa, todo eso viene incluido y solo intervienes en excepciones reales.

Lo siguiente

• Webpay: integración, abonos y conciliación.
• Cómo conectar tu tienda online con el SII.
• Cómo vender en MercadoLibre.

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Preguntas frecuentes

¿Qué es exactamente conciliar pagos?

Es cruzar tres cosas: 1) la venta registrada en tu tienda (Shopify, Woo, POS), 2) el DTE emitido al SII (boleta o factura), 3) el abono efectivo de la pasarela en tu cuenta corriente, ya con comisión descontada. Cuando los tres cuadran, la venta está conciliada.

¿Por qué no cuadran a la primera?

Por comisiones, tiempos de liquidación distintos (T+1 a T+30), contracargos, reembolsos, redondeos, ventas perdidas en webhooks que fallaron, lotes de liquidación que abarcan días distintos. Cualquier sistema de pago tiene fricción.

¿Cuánto tiempo gasto en conciliación a mano?

Pyme tipo con 200 pedidos/mes y 2 pasarelas: 4-8 horas/mes solo en cuadratura, más 2-4 horas resolviendo descuadres. Con automatización, ~0 horas en operación normal y solo intervención humana en excepciones reales.

¿Sirve conciliar mensualmente?

Mensualmente acumulas demasiado para investigar. Lo correcto es diario: cada día cierras el día anterior con cuenta cuadrada. Una venta perdida detectada a las 24 horas se resuelve en 5 minutos; detectada a los 30 días puede tomar 1-2 horas.

¿Qué pasa con los contracargos?

Un contracargo (chargeback) es cuando el banco emisor revierte una venta porque el cliente reclamó. Aparece días o semanas después. Sistema serio recibe la notificación de Transbank/MercadoPago, marca la venta como contracargo, dispara nota de crédito y ajusta inventario si corresponde.

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